7 функций главного административного помощника

функции административного помощника они являются задачами помощи и сопровождения нормальной деятельности, которую развивает компания. Поэтому они имеют основополагающее значение для эффективной работы одного и того же.

Эти виды деятельности обычно варьируются в зависимости от сферы деятельности компании, в которой они работают. Например, в специализированных офисах, таких как юридические фирмы, участники обычно проходят специальную подготовку для выполнения определенных видов деятельности..

Однако существуют функции, общие для всех областей, которые, как правило, вращаются вокруг распространения и администрирования информации в офисе. Это включает в себя управление документами, архивами и организацией мероприятий.

Но эта деятельность может стать гораздо более широкой. Иногда административным помощникам приходится иметь дело с обработкой бухгалтерской информации и даже гарантировать функционирование технологических ресурсов компании..

7 основных функций административного помощника

1- Управление документами

Одна из основных функций административного помощника - помогать сотрудникам офиса в управлении документами и файлами..

Обычно эта задача связана с хранением, организацией и администрированием файлов..

Однако в некоторых случаях вам также может понадобиться написать, отредактировать и просмотреть документы..

В некоторых компаниях их даже просят диктовать буквы или заметки и записывать протоколы встреч, которые имеют место.

В некоторых случаях, например при работе с юридической фирмой, для выполнения этих функций требуется специальная подготовка: помощник по административным вопросам должен понимать терминологию и юридические процедуры..

С другой стороны, административные помощники, которые работают в области медицины, нуждаются в разных знаниях. Они должны пройти необходимую подготовку по работе с пациентами и чтению медицинских отчетов..

2- Планирование мероприятий

Планирование офисных мероприятий также обычно является обязанностью административных помощников. Размер этой ответственности может варьироваться в зависимости от размера компании.

Событие может быть просто встречей или деловым обедом, но это может быть и конгресс, или более крупная деловая вечеринка..

В любом случае, помощник должен управлять всеми критериями, связанными с событием.

Это включает в себя контакт с поставщиками, бронирование, выбор меню и украшения. Но это также включает в себя контактирование, приглашение и подтверждение участников, докладчиков и докладчиков в случае необходимости.

3- Личное внимание к пользователям и посетителям

Внимание к пользователям обычно является одной из наиболее распространенных задач для помощников администратора. Аудитория, на которую направлено внимание, всегда зависит от размера компании и ее бизнес-ориентации..

В случае небольших компаний, которые непосредственно обслуживают общественность, возможно, что административный помощник должен принимать клиентов.

Когда это происходит, их работа направлена ​​на то, чтобы направлять и помогать им во время их пребывания на объектах компании..

В более крупных компаниях помощник по административным вопросам должен посещать других посетителей в качестве партнеров или крупных поставщиков..

В этом случае их миссия будет заключаться в том, чтобы направлять их в выполнении их повестки дня и встречаться с руководством или другими сферами деятельности компании..

4- Телефонная и виртуальная помощь

Телефон и виртуальное внимание включены в категорию помощи пользователям. В случае телефонной помощи, ориентация клиентов и партнеров, а также организация и управление повестками дня.

Когда дело доходит до виртуального внимания, задачи зависят от каналов, предоставляемых компанией для обслуживания клиентов или управления информацией.

В некоторых случаях речь идет об управлении электронной почтой, ответах, пересылке или архивировании сообщений по мере необходимости..

В других случаях, когда виртуальные каналы связи более разнообразны, могут быть включены другие задачи, такие как внимание к публике через системы чата или даже ответы на вопросы через социальные сети компании..

В крупных компаниях обычно есть персонал, специально ориентированный на внимание этих каналов связи. Когда компании маленькие, эту задачу обычно оставляют административным помощникам.

5- Управление повестками дня

Управление повестками дня, как правило, является одной из наиболее важных задач административных помощников..

Эта обязанность включает в себя получение запросов на встречи и встречи по телефону, лично или через Интернет, а также их организацию в повестке дня в соответствии с определенными критериями..

Это также включает в себя планирование встреч внутри и за пределами компании, рабочие обеды и командировки.

В этих последних случаях помощник также обязан по мере необходимости бронировать авиабилеты, отели, рестораны или конференц-залы..

6- Бухгалтерский учет

Иногда административные помощники отвечают за мониторинг и учет расходов, которые происходят внутри компании. Эти обязанности могут быть простыми, например, записывать определенные расходы в электронную таблицу.

В некоторых случаях помощнику предлагается пройти обучение для разработки более сложных заданий. Например, ваши обязанности могут включать представление бухгалтерских отчетов руководству.

Обычно это зависит от размера компании. У большой компании обычно есть более специализированные роли; в них учетная информация администрируется лицом, нанятым для этой цели.

Однако одним из фундаментальных навыков любого помощника по административным вопросам является область программного обеспечения для бухгалтерского учета, например Microsoft Excel..

7- Технологический менеджмент

Управление технологическими ресурсами также является частью функций административных помощников. В этом смысле его ответственность заключается в том, чтобы гарантировать, что все необходимые инструменты для работы компании работают хорошо.

Это включает в себя создание резервных копий информации, содержащейся в компьютерном оборудовании, и обновление антивируса, среди других задач.

С другой стороны, оно включает в себя администрирование оборудования, такого как проекторы и ноутбуки.

Это также включает проверку и техническое обслуживание оборудования, необходимого для нормального развития видов деятельности, которые находятся под их ответственностью..

Это не означает, что административный помощник должен обладать техническими знаниями. Его работа заключается именно в найме технического персонала, который регулярно проводит техническое обслуживание оборудования, чтобы избежать неудач.

ссылки

1. Баки, Дж. (2017). Должностные обязанности исполнительных секретарей и административных помощников. Получено с: thebalance.com
2. Карьера Строитель (2016). Работа в качестве административного помощника - отличный выбор для универсалов. Получено от: careerbuilder.com
3. Пффефер, Дж. (2016). Чем занимается медицинский помощник по административным вопросам? Получено от: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Обязанности административного помощника. Получено с: study.com