Поделиться:
12 самых важных функций в доминантном офисе
офисные функции, которые доминируют это административная деятельность, осуществляемая персоналом компании, организации или учреждения и необходимая для ее работы. Если они сделаны эффективно, результаты будут намного лучше, чем если бы они были сделаны плохо.
Эта работа, как правило, имеет регулярный график с понедельника по пятницу, который начинается в 8 или 9 утра. и это длится до 4 или 5 часов вечера, хотя это варьируется в зависимости от стран или регионов.
Большая часть работы в офисе требует базовых навыков, таких как: свободное устное общение, умение писать, архивировать и некоторый опыт работы с офисным оборудованием, таким как компьютеры, копировальные аппараты и т. Д..
В зависимости от уровня занимаемой должности или ответственности, требуется, чтобы человек имел техническое, университетское или четвертое образование уровня.
10 основных функций офиса, которые доминируют
1- Планирование
Это первая и самая важная задача, поскольку она состоит в определении того, как организационные методы и структуры могут внести свой вклад в бизнес-план..
Существуют технологические инструменты, которые помогают этим методам материализоваться в задачах, распределенных между членами команды, но только хорошее планирование может гарантировать, что все закончится добавлением к бизнес-цели..
Для общего планирования в компании требуются четкое видение бизнеса и определенный иерархический уровень, но каждый член команды должен планировать свою работу так, чтобы они могли соответствовать установленным целям и срокам..
2- Транскрипция и / или написание отчетов
Задача, которая ежедневно занимает время тех, кто работает в офисе, - это написание, в любой поддержке, отчетов, которые поддерживают или детализируют их функции или которые служат для объяснения среди остальных их коллег деталей (фона, прогресса, результатов, плюсов и и т.д.) конкретного проекта.
Эти записи также служат отчетом о деятельности организации, к которой принадлежит эта служба, для будущих проверок или проверок..
3- Посещать встречи
Это встречи между членами рабочей группы, на которых обмениваются идеями о текущих проектах, выставляются новые предложения, обмениваются презентациями, отчетами или отчетами..
Обычно они преследуют цель согласования всех присутствующих в направлении достижения общей цели, назначения ролей, задач и сроков выполнения для каждого. Они также служат для решения проблем, которые могут возникнуть при выполнении задач..
Они имеют тенденцию иметь частоту, продолжительность и очень четкую динамику. Кроме того, то, что обсуждается в них, обычно записывается в минутах или минутах для архивирования..
4- Расписание встреч
Речь идет о координации повестки дня всех людей, которые должны присутствовать на собрании таким образом, чтобы они могли совпадать в определенном месте и времени.
Это трудная задача, поэтому хорошая идея - полагаться на технологии. Существуют приложения, такие как ScheduleOnce, которые позволяют автоматически планировать встречи, позволяя гостям видеть доступные даты и выбирать расписание, которое им подходит..
5- Проверьте корпоративную электронную почту
Это задача, которая может занять довольно много времени. В отчете Adobe, опубликованном в 2016 году, который был получен в результате опроса, проведенного самостоятельно, в котором приняли участие более тысячи работников, говорится, что мы тратим в среднем по 20,5 часов в неделю, проверяя нашу рабочую электронную почту..
Сортировка, чтение и ответ на электронные письма, является очень распространенной формой общения и позволяет обмениваться файлами и впечатлениями, связанными с любым проектом или организационным процессом..
Хотя компании постоянно ищут более эффективные формы управления электронной почтой, существуют также такие приложения, как Smart Labels Gmail..
Еще один способ упростить эту задачу - включить стандартные шаблоны электронной почты или тексты, которые можно отправлять с минимальными изменениями разным получателям и с различными возможностями..
6- Управление финансами
В этой задаче должно быть гарантировано, что деньги выполняют свой жизненный цикл при покупке и продаже товаров и услуг; что все счета отправлены, зарегистрированы, оплачены и отправлены. Конечно, есть офисы, где они только посвящены этому.
Эта деятельность также включает обновление финансовых счетов и юридических документов таким образом, чтобы не возникало проблем с правовой базой, касающейся рассматриваемой организации..
7- Логистика
Эта функция гарантирует, что все товары, связанные с работой компании, доставляются на склады и со складов и клиентов. Это также включает установление связи с поставщиками для получения сырья для производства новых продуктов..
Цель этой функции - обеспечить, чтобы у компании было все необходимое для поддержания производства товара или услуги, которые она продает..
8- Привлечь внимание
В офисе также требуется ответить на звонок, так как это средство общения с клиентами, поставщиками и между коллегами..
Хотя это кажется простой задачей, для нее требуется определенный протокол, поскольку это может быть голос, который кто-то за пределами компании связывает с его образом. Поэтому важно соблюдать правила вежливости, поддерживать институциональный тон, смягчать громкость голоса и используемый словарный запас..
Другой важный факт, который иногда упускается из виду при выполнении этой функции, - записать как можно больше данных о человеке на другой стороне телефона; Это заполнит базу данных контактов компании и позволит вам правильно следить за вопросом, который обсуждался во время телефонного разговора..
9- Организация архивов
Большинство задач, которые выполняются в офисе, генерируют некоторый документ: счета, заметки, минуты, минуты, отчеты о продажах и т. Д..
В цифровом или бумажном виде это количество информации, которое требует, чтобы кто-то отвечал за ее каталогизацию, архивирование и защиту в соответствии с уровнем важности для бизнеса..
Именно этот последний момент, а именно вопрос защиты информации, стал проблемой, которая стала головной болью для многих организаций, так что возникает все больше и больше инструментов, протоколов и процедур, которые обеспечивают безопасность при архивировании и передаче информации. конфиденциальные данные в организации.
В некоторых случаях используются внешние жесткие диски, в то время как в других есть специальные серверы для этих случаев или платформы хранения в «облаке», такие как Microsoft OneDrive, Google Drive или Apple iCloud..
10- Распространение почты компании
Задачей, которая, несмотря на то, что она не требует очень высокой академической подготовки, требует хорошей организации, ответственности и срочности, является распределение корреспонденции в офисе..
Эскиз некоторого дизайна, кредитная карта, которую посылает банк, счета-фактуры поставщика или ответное письмо государственного органа, - это некоторые из документов, которые может ждать любой сотрудник и от которых могут зависеть многие другие процессы. компании.
11- Обслуживание клиентов
Эта функция состоит в том, чтобы физически помогать клиентам с вопросами или жалобами относительно продуктов или услуг, предлагаемых компанией..
12- Печать и копирование документов
Он состоит из распечатки документов, которые должны быть сохранены физически, или создания копий документов, которые должны храниться в двух экземплярах или доставлены работникам компании..
ссылки
- Одра Бьянка (с / ф). Организация офиса и советы по планированию. Получено с: smallbusiness.chron.com.
- Биз Тренд (2015). 7 офисных задач, которые вы можете и должны автоматизировать. Получено с: www.sba.gov.
- Дьюи Кейтлин (2016). Сколько часов вашей жизни вы были на работе по электронной почте? Попробуйте наш удручающий калькулятор. Получено с: washingtonpost.com.
- Лори Ривз. Список работ, работающих в офисе. Получено с: work.chron.com.
- Что делает офисный помощник? Получено с learn.org.
- Что именно люди делают в офисе. Получено с: reddit.com.