Офис в деловом мире Функции, оборудование и материалы



офис в деловом мире представляет часть компании, в которой обрабатываются полученные и выданные данные для предоставления информации, необходимой организации для нормального развития ее деятельности или деятельности.

Его важность объясняется тем, что каждая компания, которая производит товары или услуги, независимо от того, в какой отрасли она специализируется, нуждается в наборе людей, которые управляют операцией и управляют другими административными функциями. Большинство из этих людей работают в офисах.

Количество сотрудников в офисе может варьироваться, но все организации, независимо от их типа и размера, нуждаются в офисных сотрудниках для выполнения повседневных задач. Офисные работники управляют многими различными аспектами компании.

Эти аспекты включают в себя учет, обработку текста и данных, телекоммуникации и другие виды деятельности. Они нужны во всех секторах экономики, от производства до транспорта. 

Технология вносит основной вклад в работу офиса: позволяет выполнять больший объем работы в более короткие сроки..

индекс

  • 1 Функции
  • 2 Оборудование и материалы
    • 2.1 Коммерческая телефонная система и настольные телефоны
    • 2.2 Компьютеры
    • 2.3 Компьютерная сеть и подключение к интернету
    • 2.4 Многофункциональные принтеры
    • 2.5 Измельчители бумаги
    • 2.6 Фотокопировальные устройства
    • 2.7 Видеопроекторы и экраны
    • 2.8 Оборудование для торговцев
    • 2.9 Мебель
    • 2.10 Канцелярские товары и принадлежности
  • 3 Примеры работы в офисе
    • 3.1 Авторы / редакторы на веб-сайтах и ​​в газетах 
    • 3.2 Портье
    • 3.3 Бухгалтеры
    • 3.4 Менеджеры
    • 3.5 Звоните в центр внимания
  • 4 Ссылки

функции

- Важные услуги, предоставляемые офисом, включают как административные, так и другие услуги для других отделов организации, которые не могут функционировать без офиса..

- Офис так же важен в организации, как мозг в организме человека. Поэтому офис - это мозг компании. Он собирает информацию из различных внутренних и внешних источников, регистрирует ее, организует и анализирует, чтобы сделать ее доступной для руководства. Вся информация, как прошлого, так и настоящего, доступна в офисе..

- Офис также выступает в качестве посредника. Соедините внешний мир с различными отделами и наоборот. Все заказы на продажу принимаются через офис. Свяжите организацию с клиентами, поставщиками, правительством и общественностью. Связи с общественностью очень важны в современных офисах.

- Это сердце всей деловой активности; Это как административный нервный центр. Из офиса распространяется информация о покупках, продажах, финансах и коммуникациях.

- Это центр управления; это средство для политики компании принять меры. Когда бизнес растет, каждому лидеру делегируются полномочия принимать свои собственные решения и действия. Таким образом, каждый департамент будет иметь свой собственный офис, чтобы облегчить управление, чтобы наметить его планы и политику.

Некоторые ключевые действия, которые выполняются в офисах:

  • встречи.
  • Привлечь внимание.
  • Согласуйте стратегию компании.
  • Согласуйте цели.
  • Организация физических и компьютерных файлов.
  • Обслуживание клиентов.
  • Печать и копирование документов.

Оборудование и материалы

Офисное оборудование развилось, чтобы позволить большую автоматизацию. Автоматизация офиса означает использование машин для выполнения повторяющихся и утомительных задач, которые раньше делали люди. Команды также помогают работникам выполнять свою работу быстрее и эффективнее.

Среди оборудования, которое мы можем найти в офисе:

Коммерческая телефонная сеть и настольные телефоны

Они являются основным средством, используемым для прямого общения с клиентами и поставщиками..

компьютеры

Для обработки информации, которая на данный момент является душой любого офиса. Они также необходимы для общения, благодаря электронной почте.

Компьютерная сеть и подключение к интернету

Если информация является душой компании, то компьютерные сети являются артериями, которые направляют эту информацию во все сферы бизнеса. Кабели Ethernet, маршрутизаторы и модем необходимы для подключения локальной сети к Интернету..

Многофункциональные принтеры

Когда информация является цифровой, мы хотим ее напечатать, а если она напечатана, мы хотим отсканировать ее. С другой стороны, мы хотим получить его или отправить по факсу. Эти команды делают все.

Измельчители бумаги

При создании печатной бумаги, много раз вы должны уничтожить ее. Офис несет ответственность за информацию, которую он имеет.

фотокопировальных

Основы изготовления копий документов.

Видеопроекторы и экраны

Используется для презентаций в конференц-зале.

Оборудование для торговцев

Торговые точки и кассовые аппараты.

мебель

Внутри мебели в офисе мы можем найти следующее:

  • стулья
  • настольные компьютеры
  • кабинки
  • Картотеки
  • коврики
  • Столы для совещаний

Канцелярские товары и принадлежности

Некоторые материалы и материалы, необходимые для работы офиса:

- Листы белой бумаги: используются для печати и фотокопирования, для записи небольших заметок и для презентаций на флипчартах..

- Рулонная бумага: термобумага для факса, этикеточная лента, бумага для торговых точек.

- Предварительно напечатанные формы: счета, налоговые декларации, квитанции об оплате, настольные календари.

- Этикетки и клейкая бумага: этикетки для папок, ценники и пост-заметки.

- Расходные материалы для печати: чернильные картриджи и картриджи с тонером.

- Портативные носители: флешки и карты памяти.

- Механические застежки: зажимы для бумаги и типа бабочки, скобы.

- Химический крепеж: прозрачная клейкая лента, клей.

- Чистящие средства: швабры, урны, мусорные баки, метлы, мыло, освежители воздуха, дезинфицирующие средства, бумажные полотенца и туалетная бумага.

- Маленькие машины: бумажные пуансоны, степлеры, грейферы, резиновые уплотнения, нумераторы и точилки для карандашей.

- Физическое хранение: папки, конверты, коробки, полки и столы организаторов.

- Письменные принадлежности и корректоры: карандаши, ручки, маркеры, корректирующая лента, корректирующая жидкость и ластики.

Примеры работы в офисе

Авторы / редакторы на веб-сайтах и ​​в газетах 

Писатели и редакторы, независимо от того, принадлежат ли они к рабочей группе или работают дома, работают в офисе. Писатели создают контент для печатных изданий, веб-страниц и блогов. Редакторы исправляют содержание, которое было написано.

регистраторы

Портье работает в офисе, принимает клиентов и поставщиков, пишет электронные письма, отвечает на телефонные звонки, принимает сообщения, отправляет электронные письма, передает телефонные звонки конкретным сотрудникам и регистрирует.

Представитель службы поддержки должен быть хорошо информирован о бизнесе, в котором он работает, а также о своих продуктах и ​​услугах, чтобы помочь клиентам. Вы должны отвечать на звонки и электронные письма, принимать заказы и возвращать деньги.

бухгалтеров

Бухгалтеры или бухгалтеры работают в офисе. В их обязанности входит подготовка налогов, оплата счетов, прием платежей, среди прочего.

менеджеры

Офис-менеджеры управляют работой офиса. Их обязанности могут варьироваться от найма, увольнения или планирования работы персонала, делегирования функций, обучения новых сотрудников, создания и обеспечения соблюдения служебных политик, наблюдения за рабочей группой, разрешения ситуаций и обслуживания компьютерных систем..

Call care-Call центры

Людям, которые работают в колл-центре, требуется отвечать на телефонные звонки от клиентов компании, в которой они работают. Вы должны дать им ответы на свои вопросы, получать жалобы и обрабатывать заказы..

ссылки

  1. Роб Во (2017). Что дальше для офисной техники? Телеграф. Малый бизнес Взято с: telegraph.co.uk.
  2. Государственный университет (2018). Бизнес, смотрящий в компьютеры и офис - СЕГОДНЯ ОФИС, СИЛА БИЗНЕСА РАБОТЫ, ТЕНДЕНЦИИ В БИЗНЕСЕ, МИР ФИНАНСОВ. Взято из: careers.stateuniversity.com.
  3. Люси Келлауэй (2013). Как компьютер изменил офис навсегда. BBC News Взято с bbc.com.
  4. Википедия, свободная энциклопедия (2018). Управление офисом Взято из: en.wikipedia.org.
  5. Яджайра Гутьеррес (2012). Основные понятия офиса. Взято из: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. Джеймс Баки (2018). Основное офисное оборудование для начала бизнеса. Баланс Операции и технологии. Взято из: thebalance.com.