Какова схема организации отеля? (и его функции)

организационная схема отеля представляет работу, которая нужна гостинице для выполнения своих рабочих процессов, миссии, видения и ценностей.

Каждый отель, будь то маленький, средний или большой, нуждается в организационной структуре для выполнения своей повседневной деятельности. Он используется, чтобы помочь разделить задачи, определить работу для каждого отдела и делегировать полномочия внутри и между отделами.

Приведенная выше организационная схема характерна для 5-звездочного отеля, хотя в 4-звездочном отеле может быть столько же или больше квартир. Количество звездочек может снижаться или подниматься независимо от количества отделов..

Например, гостиница «NY King» могла бы сохранить все квартиры и подняться от 4 до 5 звезд. Или наоборот; опуститься с 5 до 4 звезд и сохранить все отделы.

Количество апартаментов будет варьироваться в зависимости от услуг, предлагаемых отелем. Может быть, в роскошном отеле-5stars- есть туристические услуги для клиентов, тренажерный зал, бассейн, теннисные корты, SPA, дискотека ... В другом отеле меньшего размера не будет этих дополнительных услуг, и поэтому не потребуется так много сотрудников, что сократит количество ведомства.

Наиболее распространенные руководящие должности в отеле: директор, директор по маркетингу, бухгалтерский директор, директор по персоналу, технический директор, директор по закупкам, менеджер помещения и менеджер ресторана.

Из этих позиций формируются другие, которые уступают, но не менее важны для выполнения основной функции отеля; принимать гостей, предоставляя максимально возможное качество, в зависимости от количества звезд в каждом отеле.

Кто отвечает за организацию отеля??

Обычно менеджером организационной структуры в компании является директор по персоналу.

В дополнение к организационной схеме вам необходимо иметь четко определенные должности в «описании должности», чтобы функции каждого сотрудника были четко определены. Это будет важно для найма новых сотрудников и чтобы каждый сотрудник знал, что делать.

С другой стороны, есть отели, которые выполняют функции по найму на стороне, особенно небольшие гостиницы, которые не входят в гостиничные сети..

Общие рабочие места в отеле и его функции

1- Генеральный менеджер / Менеджер отеля 

Это позиция наибольшей ответственности:

• Он отвечает за администрирование, контроль и развитие отеля, проверяя, что все другие департаментские зоны функционируют наилучшим образом..
• Определяет политику компании и цели, которые должны быть достигнуты.
• Убедитесь, что каждый отдел отвечает поставленным целям, обеспечивая отличное качество обслуживания.
• Управляет управлением персоналом, маркетингом, безопасностью, качеством и координацией всех аспектов, необходимых для правильного функционирования отеля.

2- Менеджер по продажам

Помимо того, что он дополняет другие основные отделы, его основной функцией является участие в продажах и рекламе:

• Найти клиентов.
• Подарок компании.
• Предложить услуги.
• Тесные отношения с клиентами.
• Разработка рекламных стратегий.
• Продвигать гостиничные услуги.
• Поиск потенциальных клиентов.
• Сообщить о результатах продаж в бухгалтерию и финансовый отдел.

Ассистент по продажам

Основная цель этой должности - поддерживать работу вашего начальника, руководителя и / или менеджера по продажам, контролировать, классифицировать и заказывать продажи, а также собирать счета-фактуры для выполнения надлежащей процедуры в административном порядке..

Отдел номеров отвечает за сбор заявок на бронирование и обслуживание клиентов для этой цели, а также за контроль чеков и платежей за них..

Вы также должны следить за тем, чтобы комнаты были чистыми, работая в тесной координации с администрацией и домработницей..

У них есть задача определить наличие номеров, а также принять и подтвердить бронирование.

Супервайзер или менеджер по бронированию отвечает за хорошую работу отдела, а агенты по бронированию выполняют функции посещения бронирований с помощью всех различных средств, которые поступают (средства связи, групповое бронирование, онлайн, туры, операторы, и т. д.) распоряжаться деньгами из соответствующих депозитов и гарантировать сделанное бронирование.

Руководитель продаж

Это одна из самых важных работ, потому что она отвечает за портфель продавцов, которым они должны указать, что они должны делать.

Он отвечает за то, что делает каждый из его сотрудников, он должен знать движение всех счетов и, если с ними возникнут проблемы, он должен взять на себя ответственность за это..

Вы должны предоставить подробный индекс выписок по счетам, взять на себя инициативу, чтобы получить важные счета для вашей компании.

От них зависит успех или провал компании, это очень сложная позиция, требующая предельного уровня ответственности и ответственности..

3- Сервис менеджер

Он отвечает за надзор за отделом обслуживания:

• Контрольные расходы.
• Получить лояльную клиентуру.
• Продвигать хорошие отношения между сотрудниками.
• Решить сомнения и проблемы обслуживания всех клиентов.
• Выполнить задачи продаж.
• Подайте пример, внедрив этические стандарты.
• Убедитесь, что предлагается высокий уровень качества и что бизнес прибылен.

Администрация и финансы

Это важная позиция, потому что у вас есть контроль над административными вопросами, вы должны договориться с Генеральным директором о том, как вопросы будут распределяться, и проинформировать вас о различных этапах и событиях, связанных с ними..

Вы должны управлять финансовыми ресурсами, бюджетами, расходами, расходами и инвестициями совместно с дирекциями и подразделениями компании..

Контролирует управление финансовыми ресурсами, координирует регулируемые правительством трасты, контролирует процессы, связанные с управлением персоналом.

Зарегистрировано и ведется снабжение и приобретение материальных ресурсов, родовых и общих служб корпорации.

Бизнес стратегии

Как следует из названия, он отвечает за разработку стратегий и планов по выходу на новые рынки и укреплению сильных сторон компании, а также за улучшение опыта и знаний каждого члена ассоциации или организации..

Его основная функция сосредоточена на прямой ответственности за деятельность компании по продажам, управление маркетингом, продвижение и дистрибуцию, планирование продаж, организацию различных дистрибуций..

Назначьте цели для удовлетворения в отношении продаж в соответствии с продуктами и областями, создайте стратегические планы для улучшения успеха компании, изучите клиентов и места, которые могут быть более подходящими для продвижения.

Это создает атмосферу командной работы, способствуя духу продаж ответственного персонала..

Анализировать возможные причины проблем и жалоб клиентов.

Разработка политики для определения цен и условий продажи.

Создайте планы, чтобы увеличить прогресс обучения людей в вашем отделе.

Он отвечает за получение, фильтрацию и распространение различных процедур и улучшений с точки зрения качества обслуживания..

Контролер и бухгалтерский учет

Отдел, ответственный за анализ и контроль финансовых и бухгалтерских операций.

Он также занимается подготовкой годовых бюджетов, прогнозов доходов, финансовой отчетности, составлением отчетов о финансовом положении, проверками со стороны контролера и т. Д..

покупка

Это очень важная позиция для правильного развития работы в компании, потому что они отвечают за цепочку поставок и закупают все необходимые товары, чтобы предприятие работало эффективно.

Это могут быть закупки для использования компанией, как для перепродажи, так и / или сырья для производства собственной продукции..

Эта позиция также включает в себя покупку услуг, связанных с транспортом или маркетингом.

Они отвечают за использование информационных и компьютерных систем для управления организацией.

Они планируют и направляют всю деятельность, связанную с компьютерными науками и технологиями в компании, для которой они работают..

Определить бизнес-цели для разработки планов для достижения ранее поставленных целей.

4- Помощник руководителя

Отвечает за выполнение всех задач менеджера при его отсутствии.

В целом, он не принимает важные решения без предварительной консультации с менеджером, но если у него есть решение по обычным и общим вопросам, которые могут возникнуть при нормальном развитии отеля.

Должен быть обучен всей информации и знаний, необходимых для того, чтобы занять такую ​​важную должность, знать все функции, персонал, их задачи, замены и т. Д..

Кроме того, знание правовых норм - это то, что не может не обойтись без проблем с законом.

Вам нужно решить все быстро и иметь план Б на все случаи жизни, если все идет не так, как нужно.

Менеджер квартального отдела

Ваша задача - планировать, контролировать и контролировать выполнение каждой из операционных политик, связанных с вашей областью:

• Планировать и контролировать работу групп и конвенций.
• Анализировать ежемесячную статистику.
• Установить стандарты и нормы для предоставления услуг в вашем районе.
• Получать жалобы, относящиеся к вашей области.
• Координирует с руководителем технического обслуживания правильное выполнение своей работы.

Начальник приемной

Организовать и контролировать задачи приемного отдела:

• Подготовьте расписание персонала под вашей ответственностью.
• Управление жалобами.
• При необходимости общаться с другими отделами.
• Они заботятся о обслуживании клиентов и решают любые вопросы или проблемы.
• Он является руководителем, отвечающим за контакт с клиентом.

экономка

Этот отдел имеет наибольшее количество сотрудников, отвечающих за весь отель, и в основном отвечает за уборку всего заведения: как общих зон отеля, так и коридоров, офисов, комнат и т. Д..

Эта позиция чрезвычайно важна, потому что чистота является буквой введения гостиницы, это зависит в значительной степени от успеха или неудачи.

Должны пройти обучение, сотрудники должны быть дружелюбными и передавать тепло гостям.

Менеджер по еде и напиткам

Он отвечает за надзор за приготовлением и оформлением каждого блюда и напитков, приготовленных на кухне отеля, в соответствии с рецептами и стандартами, ранее установленными отелем..

Обеспечить правильное развитие функций других сотрудников, хорошее обращение с расходными материалами, избегать материальных отходов, подготовить меню, следить за областью десертов, ликеров, общего инвентаря и т. Д..

Необходимо сделать необходимые приобретения и контролировать винодельни.

Контролировать весь ответственный персонал.

Капитан внимания к публике

Отвечает перед менеджером за правильное функционирование услуг, предлагаемых рестораном или кафетерием.

• Получить клиента.
• Сопровождает его к столу.
• Получить предложения.
• Уволить закусочной.
• Убедитесь, что все делают свою работу.
• Проверьте расходные материалы.
• Помогать официантам при необходимости.

Он отвечает за контроль персонала, создание меню, контролирует рациональное использование сырья и других товаров, контролирует выпуск и качество блюд, определяет графики работы других работников, находящихся под их опекой..

Менеджер общих служб

Отвечает за разработку годовой программы по техническому обслуживанию и профилактике машин и оборудования..

Принять все необходимые меры для поддержания и улучшения архитектурных условий объекта.

Администрирование основных услуг, поддержка областей, которые его интегрируют, обеспечение безопасности имущества и его жителей, управление комиссией по безопасности и гигиене.

Менеджер по обслуживанию

• Он должен решить все проблемы, которые возникают в рекордно короткие сроки, чтобы производство не прерывалось.
• Вы должны организовать и скоординировать заказы на техническое обслуживание всего персонала, находящегося под вашим контролем.
• Координирует доставку и прием необходимых материалов для проведения ремонтных работ.
• Проверить порядок и качество выполненной работы.
• Разрешить вывоз материалов, хранящихся на складе.
• При необходимости проведите обучение по оборудованию, материалам и инструментам, присутствующим на объектах..

Начальник службы безопасности

Он отвечает за предотвращение профессиональных рисков.

• Анализировать возможные ситуации риска.
• Разработать планы безопасности.
• Осмотреть команду.
• Контролирует системы.
• Обеспечивает безопасность клиентов и сотрудников.
• Подготовьте отчеты обо всем, что было сделано и что случилось.
• Управление парковкой.

Руководитель садоводства

Отвечает за все, что связано с садом и его обслуживанием.

Административный менеджер

Его функция заключается в планировании и руководстве административным управлением компании.

• Управлять отношениями с поставщиками.
• Кадрово-дисциплинарный контроль.
• Создание производственных стратегий и т. Д..

Начальник отдела кадров

Он отвечает за все, что связано с контролем человеческих ресурсов и работает в прямом контакте с Генеральным менеджментом и другими менеджерами..

• Должен поддерживать благоприятную рабочую среду.
• Организовать HR-подсистемы.
• Посредничество в конфликтах между сотрудниками.
• Обеспечить благополучие отношений между сотрудником и компанией.

Заведующий складом

Контролирует входы и выходы всех материалов, оборудования, продуктов, инструментов и вообще всего имущества, принадлежащего компании.

Он также выполняет проверки и инвентаризации для правильного и эффективного контроля.

Помощник бухгалтера

Их задачи связаны с задачами бухгалтерского учета, среди некоторых из его многочисленных функций мы можем найти:

• Управление запасами.
• Оплата услуг.
• Налоговые декларации.

Административный помощник

Его основными функциями являются:

• Обрабатывать корреспонденцию, принимать документы, отвечать на звонки, посещать, архивировать документы, обрабатывать файлы, обновлять повестку дня и т. Д..

Другая схема: