Поделиться:
10 характеристик наиболее важных официальных писем
Формальное письмо - это письменное общение между двумя людьми, которые могут знать друг друга или нет, но которые в любом случае имеют далекие и уважительные отношения, что вынуждает их поддерживать официальный язык.
Тот, кто пишет письмо, называется получателем или эмитентом; кто получает это получатель или получатель. Официальное письмо обычно используется для связи между компаниями, высокопоставленными учреждениями и государственными органами, среди других..
Он также используется для участия в присуждении международных премий, общественных назначений или признаний.
В официальных письмах разговорный язык, фамильярность, идиомы и tuteo должны быть полностью оставлены в стороне. Должны присутствовать общепринятые формулы вежливости и соответствовать заранее определенной структуре.
По своей весьма формальной природе письма такого типа должны быть написаны от руки или напечатаны на бумаге и отправлены получателю в запечатанном конверте, хотя верно, что в нынешний цифровой век структура формального письма используется для сообщений, отправляемых по электронной почте. Однако последнее не является ни самым распространенным, ни желательным.
10 основных характеристик официальных писем
1- Формальный язык
Формальный язык требует правильного использования словарного запаса и безупречной грамматики и правописания. Лечение должно быть отдаленным и уважительным.
Отношение отправителя к получателю должно быть вашим; никогда не должен быть опровергнут, независимо от возраста или диапазона получателя, или если это известно или не известно отправителю.
Хотя язык должен быть уважительным, это не означает, что доброта и вежливость должны быть отброшены..
2- Конкретное намерение
Ни одно официальное письмо не написано без точного намерения и определенной цели. Этот тип письма предназначен для сообщения получателю или запроса информации, которая требуется отправителю..
В любом случае, он стремится произвести положительное впечатление на получателя и предрасполагать его благоприятно, чтобы поток общения продолжался до тех пор, пока не будут достигнуты цели отправителя. Предоставленная информация должна быть максимально четкой и полной.
3- Длина
Официальное письмо, как правило, короткое и конкретное, оно указывает непосредственно на цель после соответствующих правил приветствия и вежливости..
Как обычно бывает в учреждениях, бизнесе, правительстве или между двумя людьми, которые не имеют близких отношений, нет никакого смысла ходить по филиалам, отступать или объяснять вопросы, которые не являются центральными. Таким образом, обычно формальные письма не должны превышать 2 страницы.
4- Заголовок
Официальное письмо должно быть написано на официальном бланке лица или лица, которое его пишет. Обычно это делается на фирменных бланках, в которых может указываться только название учреждения или отправителя, хотя может также указываться его адрес..
После этого должна появиться дата с указанием места (города), в котором вы пишете.
Разумнее писать дату без сокращений, то есть месяц, написанный буквами, и год с четырьмя цифрами. Должен быть выровнен по правому краю листа.
5- Лечение и приветствие
Обращение должно быть формальным и должно включать должность, профессию или диапазон получателя. Например: президент, доктор, профессор, генерал и т. Д., С фамилией или без нее. Избегайте приветствий с именем, псевдонимами или псевдонимами.
Когда получатель - пара, вы должны относиться к себе как к Лорду и Леди. В одних странах депутаты и сенаторы считаются «почетными», в других - «прославленным лордом»..
То же самое происходит с другими правительственными должностями или дворянскими званиями, поэтому важно знать протокол каждой страны.
Если вы не знаете конкретного получателя, вы можете использовать безличные формулы, такие как «Для кого это может касаться» или просто «Уважаемый сэр» или «Уважаемая мадам».
Для приветствия вы должны добавить некоторые правила вежливости, такие как «Уважаемый», «Уважаемый» и т. Д. Форма "Уважаемый сэр" также используется в качестве официального приветствия.
6- Тело
Содержание письма также должно начинаться с некоторого правила вежливости, такого как: «Через это ...», «Я пишу вам ...», «Я очень почтительно обращаюсь к вам по случаю ...», «Служите этому для ... »или несколько менее протоколов, таких как« Прежде всего получить сердечное приветствие ... ».
Письмо должно иметь короткие и хорошо структурированные абзацы. Сообщение должно быть точным, конкретным и недвусмысленным.
Если это запрос, это должно быть сделано напрямую; если это информативное письмо, вам следует перейти прямо к делу. Всегда имейте в виду, что получатель - занятой человек, который не хочет тратить время на ненужные речи или трудный для понимания.
7- Прощание
Прощание должно завершить основную идею письма, закрепить цель и продвинуть действие, которое отправитель ожидает от получателя («Я жду вашего ответа», «Я надеюсь, что информация полезна» и т. Д.).
Наиболее распространенным заключением для формальных писем является «Искренне» или «Очень осторожно», предпочитая эти формы более разговорным, как «Сердечное приветствие», «Приветствие», «Объятие» и т. Д..
После этого вы должны поместить напечатанную подпись (имя и фамилию печатными буквами) и подпись отправителя. T
Оно также должно включать должность или звание, занимаемое отправителем, т.е. «Доктор», «Инж.», «Проф.», За которым следуют имя и фамилия, а в отдельной строке указывается позиция: «Председатель оценочного комитета», «Посол». Аргентинской Республики "," Генеральный секретарь "и др..
8- Другая информация
Внизу письма и после подписи могут быть включены, при необходимости, пояснения к приложениям или имена людей, которые получат копию письма (обозначается аббревиатурой "Cc").
Ниже и, наконец, могут быть включены инициалы человека, который продиктовал букву, то есть самого отправителя (заглавными буквами), и инициалы человека, который расшифровал его (строчными буквами), как показано ниже: ABC / def.
Будучи письмом, которое ранее считалось, использование приписок не рекомендуется в том же.
9- Конверт
Каждое официальное письмо должно быть отправлено в конверте, даже если отправитель и получатель находятся в одном здании (например, связь между отделами одного и того же учреждения).
Конверт должен иметь размер в соответствии с содержимым, чтобы он не стал слишком громоздким. Буква должна быть сложена как можно меньше (максимум в 2–4 раза), поскольку бумага, которая почти не повреждена слишком большим количеством сгибов, гораздо более элегантна.
Имя и данные получателя всегда помещаются на лицевой стороне конверта и в центре его. Имя и данные отправителя могут быть на оборотной стороне конверта или на лицевой стороне, сверху и слева от конверта..
Верхний правый сектор передней части конверта всегда зарезервирован для марок или штампов..
Это должно быть закрыто тщательно, но твердо, чтобы гарантировать неприкосновенность содержания. В некоторых случаях очень протокольные или элегантные, могут быть запечатаны с помощью сургуча.
10- Ответ
Каждое официальное письмо должно иметь ответ. То же самое должно быть быстрым, кратким и сохраняющим тот же набросок полученного официального письма.
Официальное письмо без ответа считается получателем неуважительного и невежливого действия, которое может вызвать эффект, полностью противоположный преследуемой цели.
ссылки
- Официальное письмо Получено с es.wikipedia.org
- 10 Характеристики формального и неформального письма. Восстановлено от características.co
- Письмо и его элементы. Восстановлено с portaleducativo.net
- Характеристики официального письма. Восстановлено от clubensayos.com
- Характеристика и функции формальных букв. Получено с сайта estudiaraprender.com