Особенности, функции и значение отдела закупок

торговый отдел является подразделением компании, ответственным за все виды деятельности по приобретению сырья, запчастей, услуг и т. д., как того требует организация. Предоставляет сервис, который является основой многих промышленных, торговых и военных организаций.

Это гарантирует, что материалы, необходимые для ведения бизнеса, будут отсортированы и сохранены в инвентаре. Этот отдел находится в центре успешного управления цепочками поставок и отвечает за минимизацию стоимости заказанных продуктов, контроль уровня запасов и установление прочных отношений с поставщиками..

Хороший отдел закупок будет требовать от поставщиков качества и будет следить за заказами с самого начала и до приема. Помогите другим отделам определить потребности, управлять процессом заявки и получить конкурентоспособные цены. Они обычно выступают в качестве контролеров для обеспечения соблюдения бюджетов.

индекс

• 1 Характеристики
  • 1.1 Выступать в качестве доверенных советников для высшего руководства
  • 1.2 Содействовать инновациям поставщиков
  • 1.3 Предоставить информацию о ключевых данных поставщика
  • 1.4 Управление и сглаживание рисков цепочки поставок
  • 1.5 Содействовать гибкому укомплектованию персоналом и развитию талантов
• 2 функции
  • 2.1 Получение материалов
  • 2.2 Оценить цены
  • 2.3 Предварительное одобрение поставщиков
  • 2.4 Отслеживание заказов
  • 2.5 Офисная работа
  • 2.6 Соответствие политике
• 3 Важность
  • 3.1 Получить более низкие затраты
  • 3.2 Предотвращение недостатка материалов
  • 3.3 Улучшить качество
  • 3.4 Управление отношениями
  • 3.5 Поиск инноваций
• 4 Ссылки

черты

Выступать в качестве доверенных советников для высшего руководства

Отдел закупок занимается корпоративным планированием и составлением бюджета на высоком уровне. Это позволяет планировать обратные инженерные затраты и исследовать альтернативы, которые являются потенциально менее дорогими и / или более высокого качества..

Движение инноваций от поставщиков

Отдел закупок работает не только с самой низкой ценой, но и с поставщиками, чтобы снизить основную стоимость их продуктов и услуг..

Они тесно связаны с «жизненным циклом инноваций», от первоначальной идеи до производства и постоянного улучшения.

Предоставить знания о ключевых данных поставщика

Компании могут использовать эту информацию для создания прогностической аналитики, обеспечивающей более глубокое понимание рынков.

Управлять и сглаживать риски цепочки поставок

Экономические кризисы научили ценить бдительность в отношении стабильности поставщиков. Отдел закупок имеет гораздо более четкое видение этой области, чем любая другая часть организации.

Содействие гибкому укомплектованию персоналом и развитию талантов

Необходимо найти функциональные и географические границы, чтобы найти подходящих кандидатов в отдел закупок..

В некоторых случаях ответ заключается в аутсорсинге или использовании общих сервисных организаций..

функции

Получение материалов

Для производственной компании это может включать сырье, но может также включать инструменты, оборудование или даже необходимые канцелярские товары для отдела продаж и секретарей..

В розничном бизнесе отдел закупок должен убедиться, что на полках или в магазинах всегда достаточно продуктов, чтобы магазин был хорошо укомплектован..

Особенно важно поддерживать склад инвентаря на разумном уровне. Вложение больших сумм денег в запасы может вызвать проблемы с запасами и нехватку капитала для других видов расходов, таких как исследования и разработки, или реклама.

Оцените цены

Отдел закупок отвечает за постоянную оценку того, получаете ли вы материалы по наилучшей цене, чтобы максимизировать прибыльность..

Вам нужно сравнить цены, чтобы найти лучших поставщиков с наиболее разумными ценами для заказов определенного размера компании..

Отдел закупок может общаться с альтернативными поставщиками, договариваться о более выгодных ценах на более крупные заказы или выяснять возможность получения продуктов по более низкой цене из других различных источников..

Предварительное одобрение поставщиков

Отдел закупок оценивает поставщиков с точки зрения цены, качества, мнений клиентов и времени выполнения заказов, составляя список утвержденных поставщиков..

Отслеживать заказы

Заказы оформляются с помощью форм заказа на покупку. Они указывают важную информацию о заказанных материалах, а также запрашиваемое количество.

Эти формы используются для обеспечения получения заказанных товаров и отслеживания времени, которое требуется для выполнения заказов..

Офисная работа

Отдел закупок обрабатывает всю документацию, связанную с покупкой и доставкой материалов..

Это означает тесное сотрудничество с бухгалтерией, чтобы обеспечить достаточное количество денег для покупки товаров, чтобы денежные потоки проходили гладко и чтобы все платежи производились вовремя..

Соответствие политике

Перед совершением покупки отдел закупок должен убедиться, что он соблюдает формальности, необходимые для приобретения и утверждения бюджета, и должен обеспечить закупку материалов в соответствии с общей политикой организации..

важность

Получите более низкие затраты

Отдел закупок играет важную роль в максимизации прибыли бизнеса. Сравните цены и договоритесь с поставщиками, чтобы компания получила наилучшую цену на необходимую продукцию..

Это также может обеспечить экономию за счет использования гарантий и скидок, которые обычно забывают неспециалисты..

Это помогает экономить, обеспечивая лучшую прозрачность в расходах компании. Это позволит договориться о лучших контрактах и ​​освободить денежный поток.

Предотвратить недостаток материалов

Отдел закупок должен определить, какие продукты являются критически важными для компании, и принять соответствующие меры для защиты ее цепочки поставок..

Чтобы гарантировать, что недостаток материалов не влияет на производительность, отдел закупок использует такие методы, как многократные поставки.

Наличие нескольких источников означает использование нескольких поставщиков, которые предлагают одни и те же продукты. Если есть проблема с одним поставщиком, заказы могут быть увеличены до другого, чтобы компенсировать сбой.

Улучшить качество

Отдел закупок помогает улучшить качество, устанавливая цели производительности. Затем он отслеживает фактическую производительность в отношении этих целей.

Очень важно измерить качественные характеристики, используя показатели для таких атрибутов, как долговечность, внешний вид продукта или своевременность доставки..

Мы тесно сотрудничаем с поставщиками, чтобы развить их процессы и помочь им улучшить качество.

Управлять отношениями

Задача отдела закупок - заинтересовать поставщика в работе с компанией. Заставить поставщика инвестировать в долгосрочные отношения.

Отдел также должен управлять отношениями внутри компании. Вы должны работать с внутренними заинтересованными сторонами, такими как маркетинг, финансы, логистика и дистрибуция, чтобы убедиться, что все согласованы.

Поиск инноваций

Поскольку отдел закупок всегда на связи с различными внешними предприятиями, он находится в идеальном положении для приобретения инновационных продуктов, которые могут обеспечить конкурентное преимущество для бизнеса с точки зрения цены, качества или удобства..

ссылки

1. Алексис Писатель (2018). Каковы функции отдела закупок в организации? Малый бизнес - хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Википедия, свободная энциклопедия (2018). Управление закупками. Взято из: en.wikipedia.org.
3. Кейли Финн (2018). Роли отдела закупок в бизнесе. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 способов, которыми отдел закупок может улучшить ваш бизнес. Взято из: bdc.ca.
5. Роберт Боуман (2014). Пять черт закупочных организаций мирового уровня. Forbes. Взято из: forbes.com.