Поделиться:
7 функций выдающегося секретаря
Среди основных функции секретаря Они включают в себя управление повесткой дня, обслуживание общественности и управление конфиденциальной информацией. Является ли лицо, ответственное за выполнение задач административной помощи в офисе.
Эту позицию может выполнять мужчина или женщина, хотя наиболее распространенным является то, что ее выполняет женщина..
Они обычно отвечают за конфиденциальные вопросы людей с определенной иерархией внутри компании, таких как директора, менеджеры, президенты и другие. Это превращает их в правую руку руководителя, на которого они работают.
Если компания небольшая, самая большая нагрузка секретаря связана с базовыми офисными задачами..
Некоторые страны мира посвящают особый день в году, чтобы поблагодарить и отпраздновать свою работу. Например, в Колумбии, Перу и Мексике день секретаря - 26 апреля, а в Венесуэле - 30 сентября..
7 основных функций секретаря
Задача секретаря - оказывать поддержку и сотрудничество своему боссу, чтобы она могла полностью выполнять свою роль в организации, без задержек и отвлекающих факторов..
Хотя характер компании влияет на тип работы, требуемый от секретаря, можно сказать, что ее основными функциями являются:
1- Повестка дня управления
Секретарь несет ответственность за своевременное обновление повестки дня человека, на которого она работает. Там вы должны отражать всю свою работу, а иногда и личные обязательства.
Вы также должны вести учет данных всех людей и учреждений, с которыми должен работать ваш работодатель..
Повестка дня секретаря обычно служит оперативным журналом руководителя, на которого она работает.
2- Внимание общественности
Внимание к общественности является одной из самых фундаментальных задач, которые должен выполнять секретарь. Вы должны отвечать на звонки и записывать причину их возникновения, а также все данные, которые позволят вашему работодателю принять меры по этому вопросу..
Это также человек, который принимает посетителей в офисе. Вот почему важно, чтобы секретарь поддерживал имидж, соответствующий корпоративному имиджу на рабочем месте..
Ваша роль там состоит не только в том, чтобы приветствовать и сделать ожидание приятным для посетителей, но и в том, чтобы дать первые инструкции и указания по организационной культуре и внутренним процессам компании..
3- Управление документами
Помимо того, что он получает и управляет корреспонденцией вашего босса, секретарь пишет, читает, отвечает и хранит большинство писем, уведомлений, записок и электронных писем от вашего работодателя..
Для этого удобно управлять некоторыми приложениями программное обеспечение которые позволяют вам подготовить такие документы быстрее и быстрее.
Специфика этих компетенций будет зависеть от типа работы, которая требуется в той области, в которой они работают..
Секретарь управляет контактной базой своего начальника и хранит письменную корреспонденцию, а также протоколы собраний и другие документы, представляющие интерес в офисе..
Именно секретарь обычно принимает к сведению вопросы, рассматриваемые на важных заседаниях..
4- Обработка конфиденциальной информации (внутренней и внешней)
Среди функций, которые отличают хорошего секретаря, фигура правильно и эффективно обрабатывает всю информацию, крайне важную для деятельности компании или учреждения, в котором вы работаете.
Например, у вас должен быть контроль над юридическими документами, которые могут потребоваться правительственным инстанциям в любое время.
Вы также можете получить доступ к информации об окружающей среде или любом из участников, связанных с компанией. Эта информация должна обрабатываться осторожно, эффективно и своевременно.
5- Организация офиса
Секретарь должен управлять и поддерживать в работе оборудование и мебель офиса: телефоны, копировальные аппараты, принтеры, проекторы, мебель, шкафы для хранения документов, среди прочего..
Именно он контролирует инвентарь расходных материалов и оргтехники. Он также поддерживает физические и электронные файловые системы в порядке, так что информация всегда доступна при необходимости..
Секретарь должен иметь чистое и организованное рабочее пространство, поскольку это обычно одна из первых вещей, которую люди за пределами компании видят при входе на свои объекты..
6- Подготовка презентаций
Обычно руководитель должен представлять свои отчеты в форме презентаций, которые суммируют и иерархизируют информацию. Для этой задачи он обычно просит своего секретаря о помощи.
Сотрудник секретариата должен убедиться, что отображаемая там информация правильно отражает данные, которыми его руководитель хочет поделиться.
Вы также должны знать, что это презентация без орфографических ошибок, и это соответствует графической идентичности компании.
7- Административный надзор
Секретарь также должен знать о соблюдении политик и процедур, необходимых для заботы об активах компании или учреждения, где она работает..
В соответствии с иерархическим уровнем вашего начальника, секретарь может проверять достоверность данных, отражающих детали бюджетных операций.
Секретарь должен заниматься административным контролем и надлежащим администрированием ресурсов в офисе.
Виртуальный секретарь
С ростом рабочих мест в Интернете, фигура секретарей появляется онлайн или виртуальные помощники.
Эти секретари выполняют большинство задач, описанных выше, но удаленно. В этих случаях секретари оплачивают свои услуги по часам или по проектам..
ссылки
- Культура денег (2015). 4 основные функции секретаря. Получено с: comofuncionaque.com
- Кокемуллер, Нил (з / ж). Список обязанностей секретаря. Получено с: work.chron.com
- Pymex (2016). Функции и обязанности Административного секретаря. Получено с: pymex.pe
- Волонтер сейчас (з / ж). Какова роль секретаря? Получено с: diycomitteeguide.org
- Уиндермир, Анна (з / ф). Каковы функции секретаря в качестве помощника менеджера? Получено с: pyme.lavoztx.com