Что такое жизненный цикл документов?

жизненный цикл документов состоит из последовательности этапов, через которые файл проходит в течение срока его полезного использования. Эти этапы, начиная от создания документа, через все его использование и модификации, до момента его уничтожения или постоянной подачи.

Концепция жизненного цикла документов была создана в США после Второй мировой войны. Это было связано с необходимостью найти подходящий способ управления большим количеством файлов, которые накопились.

Каждая дисциплина обращается к жизненному циклу документов по-разному, принимая во внимание их подход и характер файла.

Например, жизненный цикл юридического документа может иметь этапы, отличные от стадий академического документа.

В каждом случае должны быть разные соображения относительно того, как долго следует хранить документ, как его хранить или как правильно его использовать. Точно так же существуют разные подходы к этапам вашего жизненного цикла..

Например, могут быть документы, не имеющие никакой ценности для компании или для государственного органа в силу его возраста. Однако эти же архивы могут иметь высокую историческую ценность для музея..

Другое принципиальное отличие заключается в том, что между аналоговыми и цифровыми документами. Хотя важность заключается в содержании документов, наличие цифровых файлов предполагает особенности их обработки и этапов их жизненного цикла..

Три возраста документов

В 1972 году историк Карлос Вайффельс предложил теорию трех веков. В соответствии с этим документы являются объектами, которые имеют жизненно важный процесс, в соответствии с которым их использование трансформируется.

Как правило, документы интенсивно используются сразу после их создания и в течение определенного периода времени..

Однако со временем это использование сокращается до момента, когда оно полностью прекращается, либо потому, что они заархивированы, либо уничтожены..

Согласно Wyffels, этот цикл, через который проходят все документы, делится на три возраста: административный или активный возраст, средний или полуактивный возраст и неактивный или исторический возраст..

Административный или активный возраст

Это относится к активному периоду документа. Он начинается в момент его создания и проходит различные этапы, на которых с ним часто консультируются, передают и делятся.

Например, административный возраст билета на общественное обслуживание начинается с момента его создания. Затем он продолжает двигаться в течение ограниченного времени: пока почтальон доставляет его или отправляет по электронной почте, когда с ним консультируются и когда ему платят.

Средний или полуактивный возраст

Это тот период, в котором документ утратил полезность, для которой он был создан. Следовательно, он не имеет такого активного использования, как в административный век. Тем не менее, это законсервировано и может использоваться редко.

Например, промежуточный возраст билета службы начинается, когда после оплаты он хранится в папке. Весьма вероятно, что с ним никогда не будут проводиться консультации, однако он остается в архиве на случай возникновения каких-либо проблем..

Полуактивный срок действия документов может изменяться в зависимости от типа документа и в зависимости от контекста. Например, юридический документ может иметь более активную жизнь, чем билет государственной службы.

Неактивный возраст или исторический возраст

Это относится к последнему периоду файлов. Однако не все файлы имеют одинаковое назначение. В зависимости от их природы, они могут быть преобразованы в исторические или разрушены.

Исторические архивы - это те, которые имеют культурную или исследовательскую ценность. Поэтому на этом этапе методы сохранения стремятся сохранить их максимально полно..

Этапы жизненного цикла документов

Теория трех эпох в общих чертах устанавливает основные этапы, через которые проходят все документы.

Однако есть и другие, более конкретные этапы, которые определяют полезность и манипулирование документами..

Этапы, через которые проходит документ, зависят от его ценности, его использования и контекста. В соответствии с этими характеристиками определяется, какие этапы он должен пересечь, а также технические и административные возможности для каждого из них..

Вот некоторые из основных этапов, через которые проходит документ в течение срока его полезного использования:

1-создание: состоит из создания документа, в печатном или цифровом формате.

2-хранения: В соответствии с форматом, в котором был создан документ, он сохраняется физически или в цифровом виде. В некоторых случаях этап оцифровки также рассматривается, когда он является частью процесса.

3-категории: относится к организации, классификации или индексации документов в соответствии с параметрами, установленными в каждом контексте.

4-Transfer: это относится к отправке и / или доставке документа в соответствии с его характеристиками. В действительности, это может относиться к доставке по обычной почте или к отправке по электронной почте, в зависимости от обстоятельств..

5-Дистрибуция: этот этап относится к документам, которые являются общедоступными или необходимыми, поэтому после создания они должны быть раскрыты определенной группе людей.

6-Совместное использование: В настоящее время файлы могут быть организованы для использования и совместного редактирования. Этот этап недавно появился и рассматривается исключительно для цифровых документов.

7-запрос: относится к той стадии, на которой документы оформлены с намерением, что с ними можно ознакомиться. Во время этого процесса очень важны меры безопасности и / или доступности, в зависимости от того, какая публика должна получить доступ к информации..

8-подача или уничтожение: Это последний этап в жизненном цикле всех документов. Он соответствует моменту, когда принимается решение о том, имеет ли он достаточную историческую ценность для сохранения или, наоборот, уничтожается.

средство

1. Дармутский колледж. (S.F.). Жизненный цикл документа: определения, поддерживающие технологии и приложения. Получено от: dartmouth.edu
2. Гонсалес, Л. (2015). Жизненный цикл документов: теория 3 века. Получено от: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Что такое жизненный цикл электронного документооборота? Получено с: documentmedia.com
4. Роз, М. (С.Ф.). Жизненный цикл документа. Получено с: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Жизненный цикл документов - испанская архивная система. Восстановлено из: normadat.es.