Части основного формального письма (с примером)

части официального письма заголовок, тело, закрытие и подпись, разделы, которые способствуют хорошей презентации эмитента и пониманию содержания получателя того же самого.

Устное общение - это взаимодействие между отправителем и получателем или получателем, в котором используется устный язык, посредством слов в разговоре.

Это также может быть написано языком, составив письмо. Согласно цели письма, оно будет формальным или неформальным.

Формальное письмо - это тип письменного устного сообщения, которое используется для отправки конкретного сообщения по профессиональной теме, учебе, трудоустройству, запросу в государственные или частные учреждения и т. Д..

Для написания письма или письма необходимо использовать культурный и дружелюбный язык, который должен соответствовать ряду правил вежливости, таких как приветствие и вежливое прощание, даже если получатель известен. Избегайте использования общих выражений.

Именно формальность этих посланий соблюдается при использовании определенных фраз, также называемых формулами вежливости..

Эти формулы, включив их в текст в комбинированном и своевременном порядке, определяют их стиль и помогают эмитенту достичь цели сообщения..

Основные части официального письма

В зависимости от типа формального письма, которое будет представлено, оно будет продолжением каждой из его частей, однако они должны состоять из следующих пунктов:

заголовок

• фирменные бланки: Представляет данные эмитента, имена, адрес, телефон, адрес электронной почты, веб-страницы.
• Место и датаСайт, город или населенный пункт, в котором находится эмитент, и когда он пишет, день, месяц и год. Пример: Мадрид, 15 октября 2016 г..
• Тема:Причина письма указана четко и кратко.
• Имя получателя: Напишите имя того, кому направлено письмо, с иерархической трактовкой, занимаемой должности в компании, если это так, и слово, представленное ниже. Например:

господа,

Корпорация ТВ Два.

настоящее время.

Начальное приветствие или звание

Формула вежливости написана, что облегчает введение в тему. пример:

Уважаемые (как) господа (как), Уважаемые (как) господа (как).

Тело формального письма

Организованные идеи представлены, чтобы раскрыть цель сообщения через несколько параграфов, которые облегчают общую доставку информации, с максимум 5-6 строками в каждой, относящиеся к каждой фазе:

• Введение: Цель письма указана.
• Развитие: Причины его возникновения объяснены, а центральная тема письма подробно объяснена.

Заключение

Он забирает все поднятые вопросы, цель письма и соглашения или аспекты, к которым вы хотите получить.

закрытие

Это прощание с эмитентом. Короткий параграф написан, чтобы поблагодарить за предоставленное внимание и предоставленную возможность. Затем он завершается путем размещения формулы вежливости. пример:

Без дальнейших ссылок, я ценю внимание,

внимательно,

фирма

Это рубрика того, кто отправляет письмо. Пример: Иисус, Пердомо

Характеристики формального письма

Каждое письмо имеет определенную цель, однако есть ряд общих для них аспектов, таких как формат, организация темы, язык, расположение абзацев, расширение предложений, использование знаков пунктуации, среди прочего, что придает ему стиль формальности:

формат

Вы можете использовать блочный или полублочный формат.

• Формат блока: Дата выравнивается по правому полю, затем данные получателя или получателя, начальное приветствие и абзацы выравниваются по левому полю. Впоследствии, как закрытие, окончательное приветствие и подпись расположены справа, в соответствии с датой.
• Формат в полублоке: Дата расположена по направлению к правому полю, затем данные получателя и начальное приветствие выравниваются по левому полю. В первой строке каждого абзаца он оставляет отступ, а остальная часть текста выравнивается по левому полю. Наконец, закрытие, прощание и подпись расположены по центру, с дополнительными пробелами справа.

Организация темы

Последовательная сортировка идей во времени и пространстве для хорошего понимания сообщения.

Язык

Используйте термины, относящиеся к теме, если это работа, по запросам или процедурам, с культурным языком, без орфографических ошибок. С наличием вежливых фраз и без оскорбительных слов или агрессии. Ни неофициальных сокращений, ни названий.

Структура абзацев

В первом абзаце цель письма должна быть известна. Предлагается предварительная информация, а затем основная идея.

. В центральных параграфах указаны детали или обоснования, которые поддерживают основные идеи письма, будь то статьи законов, теорий, концепций или предыдущего опыта.

Наконец, он завершается выводом вышеизложенного, повторяет цель письма, предлагает возможное решение и говорит, что ожидается быстрый ответ.

Продление предложений

Важно использовать предложения, которые не очень обширны, но имеют полное значение.

Использование знаков препинания

К использованию этих знаков следует быть осторожным, так как они помогают придать интонацию и согласованность идеям. Неправильное их использование может повредить цели сообщения..

Типы формального письма

Как правило, люди выдают официальное письмо, когда они не могут общаться лично. В зависимости от цели сообщения они могут быть расположены между следующими типами:

• Письмо-заявка: Выдается с целью запроса услуги, документов, заметок, разрешений, грантов, сотрудничества.
• Благодарственное письмо: Он используется, чтобы благодарить за полученную услугу, хороший сервис, сотрудничество или предоставленную услугу.
• Сопроводительное письмо: Он используется, чтобы представить компанию, человека или учреждение и разместить их предложения, продукты и услуги на заказ.
• Рекомендательное письмо: Он в основном предназначен для того, чтобы подчеркнуть способности и навыки, которыми обладает человек, выполнять какие-либо действия и получить работу; или хороший опыт оплаты и рекомендовать его в качестве ответственного за финансирование.
• Письмо-претензия: Он в основном направлен на то, чтобы организация выявила проблему, ущерб или нестандартную ситуацию, решение которой зависит от нее..
• Письмо об отставке: Выдается лицом для уведомления об уходе с работы и объяснения причин своего решения.
• Письмо-уведомление: Это делается для того, чтобы информировать о процедуре или управлении, которые человек выполняет; или для участия в будущем мероприятии, собрании, собрании, конгрессе.