Поделиться:
Профиль исполнительного секретаря, необходимые навыки и функции
ответственный секретарь Это работа или профессия, которая служит для оказания максимальной поддержки высокопоставленным сотрудникам компании или организации. Это будет тот, кто организует и поддерживает расписание руководителей и помогает им выполнять широкий спектр административных задач.
Цель состоит в том, чтобы способствовать общей эффективности бизнеса, обеспечивая своевременное и эффективное выполнение всех административных задач, возложенных на него. Секретарь - это лицо, которое обеспечивает административную поддержку. Они могут выполнять такие задачи, как написание и подача документов, ответ на телефонные звонки и передачу сообщений.
С другой стороны, исполнительный секретарь или административный помощник также выполняет некоторые из этих действий, наряду с координацией работы офиса, исследованием продуктов, взаимодействием с поставщиками, заказом продуктов и созданием базы данных..
Как правило, исполнительные секретари получают более высокую зарплату, чем секретари, потому что они выполняют функции высокого уровня и повышают производительность офиса.
индекс
- 1 обязательный профиль
- 2 необходимые навыки
- 3 функции
- 3.1 Обязанности
- 4 Ссылки
Требуемый профиль
- Степень бакалавра в области делового администрирования или смежных областях.
- Опыт работы в качестве исполнительного секретаря или аналогичной административной роли.
- Должен быть компетентным в управлении Microsoft-Office в целом и в программном обеспечении «бэк-офис», например, ERP-системы.
- Глубокие знания администрации основных бухгалтерских офисов и процедур, а также соответствующего технического словаря, который обрабатывается в отрасли.
- Знакомство с основными методами исследования и методами отчетности.
- Отличные навыки организации и управления временем.
- Выдающиеся навыки общения и ведения переговоров.
- Честность и конфиденциальность.
Исполнительные секретари должны быть быстрыми профессионалами с большой способностью управлять временем и многозадачностью. Именно с их усердием и компетентностью в своей работе руководители могут сосредоточиться на своих управленческих обязанностях, не беспокоясь о других задачах.
Многие менеджеры во многом полагаются на своего исполнительного секретаря, чтобы координировать повседневные задачи и держать их в повестке дня. Им требуется много такта и самоутверждения, как стражам времени менеджера..
Необходимые навыки
Исполнительные секретари должны обладать базовыми навыками, такими как письмо, грамматика, орфография и пунктуация, а также иметь опыт использования офисного оборудования и распространенных программных приложений, таких как обработка текста, электронные таблицы и графика..
Кроме того, они должны обладать отличными навыками для управления временем и способностью эффективно выполнять различные обязанности.
С другой стороны, исполнительный секретарь также нуждается в других качествах, таких как здравый смысл, дипломатия, осмотрительность и способность решать проблемы самостоятельно.
Им нужны сильные коммуникативные навыки, чтобы общаться с публикой, писать отчеты и рецензировать публикации..
Слушай активно
Нужно знать, чтобы уделять полное внимание тому, что говорят другие люди, не торопясь, чтобы понять высказанные замечания, задавать вопросы по мере необходимости и не перебивать в неподходящее время.
Понимание прочитанного
Полное понимание предложений и письменных параграфов в документах, связанных с работой.
Тайм-менеджмент
Знать, как эффективно управлять как своим временем, так и временем других.
Умение говорить
Четко говорите с другими людьми, чтобы иметь возможность эффективно передавать информацию.
письменность
Иметь эффективное общение в письменной форме, в соответствии с тем, что наиболее соответствует потребностям аудитории.
Критическое мышление
Использование логики и рассуждений для выявления сильных и слабых сторон альтернативных решений, выводов или подходов к возникающим проблемам.
Проактивное обучение
Понять значение новой информации для решения проблем и принятия текущих и будущих решений.
координация
Корректировка действий по отношению к действиям других.
обзор
Обзор и оценка работы самого себя, других людей или организаций с целью улучшения или принятия корректирующих мер.
функции
Ответственный секретарь может отвечать за мелкие денежные средства и бухгалтерский учет, но также может управлять бюджетом. Вы можете публиковать статьи на сайте, хотя вы также можете создавать и управлять сайтом.
Вы можете выполнить ввод данных в электронную таблицу, которую вы разработали и использовали для функций отчетности..
Ответственный секретарь может контролировать административный персонал. Он часто отчитывается непосредственно перед генеральным директором и может поддерживать одного или нескольких старших руководителей.
обязанности
Внимание к руководителям
- Держите повестку дня руководителей и помощь в планировании встреч, заседаний совета директоров, конференций и т. Д..
- Посещайте собрания, составляя протокол и минуты, затем собирайте, транскрибируйте и распространяйте их..
- Организуйте все поездки для руководителей: покупка проезда, бронирование гостиницы, доставка командировочных расходов, управление и просмотр соответствующей документации и т. Д..
- Проводить обязательные расследования, собирать данные и подготавливать документы или отчеты для рассмотрения и представления руководителями, комитетами и советами директоров в соответствии с назначением..
- Обращайтесь с конфиденциальными документами, следя за тем, чтобы они оставались в безопасности..
Внутреннее и внешнее взаимодействие
- Получать и фильтровать телефонные звонки, перенаправляя их соответствующему человеку, когда это удобно.
- Управляйте, расставляйте приоритеты и распространяйте всю входящую или исходящую корреспонденцию (электронную почту, письма, факсы, пакеты и т. Д.), Читая и анализируя входящие меморандумы, презентации и отчеты, чтобы определить их важность и спланировать их распространение..
- Подготовьте ответы на переписку, содержащие рутинные запросы.
- Отслеживайте использование канцелярских товаров и договаривайтесь с поставщиками об условиях, чтобы заказы были более прибыльными..
- Встречи с отдельными лицами, группами с особыми интересами и другими лицами от имени руководителей, комитетов и советов директоров..
- Приветствуйте посетителей и определите, следует ли им предоставить доступ определенным конкретным людям..
Административная поддержка
- Храните электронные и бумажные записи в архиве, гарантируя, что информация организована и легко доступна для быстрого поиска.
- Подготовка счетов, отчетов, писем, финансовых отчетов и других документов с использованием программного обеспечения для обработки текстов, электронных таблиц, баз данных и / или презентаций, а также оказание соответствующей помощи в бухгалтерском учете.
- Выполнять общие офисные задачи, такие как обслуживание систем администрирования и выполнение основных задач бухгалтерского учета.
- Координировать и направлять офисные услуги, такие как учет и подготовка бюджета, чтобы помочь руководителям.
- Установить и контролировать административные политики и процедуры, как для сотрудников офисов, так и для организации.
- Изучите операционные практики и процедуры, чтобы определить, могут ли быть сделаны улучшения в таких областях, как рабочий процесс, процедуры отчетности или расходы.
- Контролировать и обучать другой административный персонал.
ссылки
- Работоспособный (2018). Должностная инструкция исполнительного секретаря. Взято из: resources.workable.com.
- Бет Гринвуд (2018). Разница между секретарем и исполнительным секретарем. Работа - Хрон. Взято с: work.chron.com.
- Планировщик карьеры (2018). Исполнительный секретарь и административный ассистент. Взято из: job-description.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Исполнительный секретарь Должностная инструкция. Взято из: hrvillage.com.
- РБМ (2018). Ответственный секретарь Обязанности. Взято из: bestsampleresume.com