Поделиться:
Заявка на типы покупки, способ ее изготовления, значение и примеры
Форма заявка на покупку является документом, сгенерированным отделом пользователя или персоналом склада для уведомления отдела закупок о товарах, которые необходимо заказать, количестве и сроках доставки. Покупка в компании начинается со сбора требований.
После того, как они скомпилированы, вы должны сообщить об этом отделу закупок. Заявка на покупку - это документ, который будет содержать список этих требований. Чтобы предотвратить мошенничество, руководителям отделов обычно не разрешается размещать заказы непосредственно у поставщиков или совершать покупки от имени компании..
Вместо этого тот, который фактически размещает заказы у внешних поставщиков, - это другой отдел, называемый отделом закупок. Руководители различных отделов используют формы заявки на закупку, чтобы сообщить этому отделу, какие материалы необходимо приобрести..
Заявки на покупку и заказы на закупку являются ключевыми документами в процессе приобретения товаров, которые необходимы компании для ее работы, стандартизации внутреннего и внешнего оформления заказов..
индекс
- 1 Типы
- 1.1 Стандарт
- 1.2 Субподряд
- 1.3 Консигнация
- 1.4 Передача инвентаря
- 1.5 Внешний сервис
- 2 Как это разработано?
- 2.1 Процесс заявки
- 3 Важность
- 3.1 Начать процесс покупки
- 3.2 Это контрольный инструмент
- 3.3 Защитить бизнес
- 3.4 Централизация процесса покупки
- 4 примера
- 4.1 Пример 1
- 4.2 Пример 2
- 5 ссылок
тип
Ключевыми моментами относительно заявки являются следующие:
- Это запрос, который направляется в отдел закупок для получения определенного списка материалов..
- Нужно одобрение закупочной организации.
- Это внутренний документ; то есть остается внутри организации.
Вы можете создать заявку на покупку для следующих типов обеспечения:
стандарт
Для получения поставок и материалов от поставщиков, как для производственных процессов и расходных материалов для офиса и других активов.
субподряда
Поставить сырье поставщику, а затем получить готовую продукцию.
партия
Получение материала, который хранится на объектах компании, и поставщик оплачивается за это..
TransfЭффективность инвентаря
Чтобы получить материалы из другого отдела или области, которая находится в той же организации.
Внешний сервис
Для получения услуг внешнего поставщика, таких как проведение работ по техническому обслуживанию на заводе.
Как это сделано?
Основные компоненты, из которых состоит заявка:
- Номер заявки, который позволяет идентифицировать документ. Это должно быть предварительно напечатано.
- Запрашивающий отдел.
- Дата заявки и запрашиваемая дата доставки.
- Имя лица, подготавливающего заявку, и подпись лица, сделавшего соответствующее разрешение.
- Запрашиваемые статьи должны быть подробно описаны, чтобы избежать неточных данных. Сумма должна быть точной; очень важно разместить нужную единицу измерения (килограммы, литры, единицы и т. д.).
- Подпись менеджера отдела закупок, который одобряет или не одобряет покупку.
- Если предложения уже были запрошены у поставщиков, они должны быть приложены к заявке.
Процесс заявки на покупку
Процесс заявки на закупку используется организациями для выполнения и отслеживания заказов на поставку. Это может быть что угодно, от сырья до офисной мебели и многое другое.
Когда руководитель отдела обнаружит, что материалы заканчиваются, заполните форму заявки, которая включает поля, указанные выше..
Заявка - это форма, которую департамент компании отправляет в отдел закупок, в котором перечислены товары, которые вы хотите запросить у внешнего поставщика..
Этот процесс позволяет пользователям размещать заказы, получать одобрение супервизора и, самое главное, разрешать внешним поставщикам представлять ценовые предложения..
Когда менеджер по закупкам получает заявку в этом процессе, он может просмотреть всю информацию, отправленную исходным пользователем. Менеджер просто выбирает, утверждена ли заявка или нет.
Если оно не одобрено, имеется поле для указания причины решения, и запрашивающий отдел будет проинформирован об этом решении. Однако, если менеджер дает свое согласие, следующим шагом будет запрос предложения у поставщиков..
важность
Начать процесс покупки
Время от времени отделы компании будут нуждаться в материалах; Заявка инициирует процесс покупки. Отдел закупок будет действовать в соответствии с основательностью документа.
Если есть проблема, документ послужит доказательством того, что департамент запросил материалы с определенным сообщением.
Это инструмент управления
Там, где нет надлежащих мер контроля, сотрудники могут быть вовлечены в мошенничество, так как они могут запросить материалы для личного использования..
При оформлении заявки устанавливаются меры, гарантирующие отсутствие мошенничества. Запрос должен пройти через несколько рук, чтобы обеспечить его точность и необходимость.
Защити свой бизнес
С выполнением заказов реквизиции возможности мошенничества исключаются. Активы компании также защищены.
Централизация процесса покупки
Когда организация требует, чтобы все заявки выполнялись централизованно через отдел закупок, весь процесс легко управлять.
Покупатели также получают выгоду, поскольку теперь они могут группировать покупки и использовать покупательную способность организации, чтобы договариваться о лучших условиях..
примеров
Пример 1
Требование №: 00455
Дата: 15 мая 2018
Имя запрашивающей стороны: Annaliese Corvo
Должность: руководитель обучения
Отдел: Обучение персонала
Основание для запроса: следующие предметы должны быть использованы в учебном курсе «Обеспечение качества», который будет проводиться в течение недели с 16 по 20 июля 2018 года..
- 01 кейс для флипчарта.
- 12 карандашей.
- Флипчарт 01 с 20 белыми листами: шириной 1 метр и длиной 1,5 метра.
- 12 простых тетрадей нормального размера.
- 06 цветных маркеров для доски.
- 12 резин, чтобы стереть.
- 12 синих чернильных ручек.
2 цитаты, полученные от поставщиков канцелярских товаров, прилагаются.
Авторизовано: Альберто Морено
Должность: менеджер по персоналу
Управление персоналом
Пример 2
Производственный отдел Confecciones Tely, S.A. Вам необходимо заказать разные материалы и заполнить форму заявки. Эта форма уведомляет отдел закупок, что эти материалы необходимы.
Отдел закупок может утвердить или отклонить полученную заявку. В случае одобрения будет создан заказ на покупку.
Заказ на поставку отправляется поставщику для покупки продукции. Поставщик производит и поставляет продукцию со счетом.
Приемный отдел получает продукты и передает отчет о приеме в бухгалтерию.
Если все документы соответствуют требованиям, бухгалтерия выдает кассиру утверждение счета-фактуры, указывая, что оплата может быть произведена поставщику..
ссылки
- Деловой словарь (2018). Заявка на покупку. Взято из: businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). Что такое заявка на покупку? Взято из: myaccountingcourse.com.
- Лесное время. Разница между заявкой и заказом на покупку. Малый бизнес - хрон. smallbusiness.chron.com.
- Дани Хао (2018). Что такое заявка на покупку и почему это важно для вашего бизнеса. Procurify. Взято из: blog.procurify.com.
- Учебное пособие (2018). SAP MM - заявка. Взято из: tutorialspoint.com.