Руководство по процедурам компании Что она обслуживает, как ее подготовить

руководство по процедурам компании Это письменный документ, в котором перечислены пошаговые инструкции о том, как выполнить задание или как справиться с конкретной ситуацией, когда она возникает на рабочем месте. Содержит лучшие практики компании и описания основных бизнес-процессов.

Это руководство также содержит методы и стандарты того, как работа должна быть выполнена. Создание руководства по процедурам позволяет направить компанию к росту, упростив обучение и способствуя ее масштабированию..

Это руководство может представлять собой папку с тремя кольцами, папку на сетевом общем диске или автоматизированную версию, опубликованную в Интернете с использованием программное обеспечение администрирования процедур. Каждый должен понимать, из чего сделано руководство по процедуре и где его можно найти, когда кому-то это нужно.

Написание руководства по процедурам требует четкого понимания шагов, связанных с каким-либо конкретным процессом. По мере роста компании будут необходимы новые процедуры. Руководство по процедурам также может рассматриваться как библиотека процедур.

В руководстве приведены примеры процедур, которые можно использовать в качестве модели для новых операционных процедур. Все сотрудники организации должны быть ознакомлены с политикой и процедурами компании; они всегда должны иметь непосредственный доступ к руководству по процедуре.

индекс

• 1 Для чего он используется??
• 2 Как это сделать?
  • 2.1 Определите центральные процессы
  • 2.2 Написать введение
  • 2.3 Установите блок-схему каждого процесса
  • 2.4 Передайте процедуру другому человеку, чтобы прочитать ее
  • 2.5 Создание контрольных списков и форм
  • 2.6 Включите его в руководство по процедурам
• 3 примера
• 4 Ссылки

Для чего это??

Используя хорошо написанное руководство по процедурам, компания может более эффективно содействовать обучению новых сотрудников..

Помимо обучения, руководство по процедурам предоставляет текущим членам команды ресурс для изучения наименее используемых процедур, обеспечения их правильного выполнения и поддержания контроля качества..

Сотрудники должны понимать, что от них ожидается. Руководителям необходимо руководство по процедурам для управления бизнес-процессами. При документировании стандартов сообщается о том, что важно для роста, качества и удовлетворенности клиентов..

С помощью политик и процедур, которые влияют на функциональную область, передовые работники получают возможность принимать эффективные и экономящие время решения.

Эффективное руководство по процедурам предоставляет соответствующие методы для межведомственного общения, позволяет сотрудникам работать вместе, чтобы решать повседневные бизнес-проблемы, не требуя излишнего надзорного участия.

Цель руководства по процедурам должна состоять в том, чтобы организовать различное содержание, отражающее как способы, так и средства коммуникации компании, выполнить обслуживание или произвести продукт с наименьшими затратами и в кратчайшие сроки..

Имеет дополнительное преимущество поддержания удовлетворенности работой и высокой мотивации сотрудников.

Как это сделать?

Перед разработкой руководства по процедуре важно понять разницу между политикой, центральным процессом и процедурой..

- Политика - это набор базовых принципов и связанных с ними руководящих принципов, сформулированных и применяемых руководством организации, для направления и ограничения ее действий в достижении долгосрочных целей..

- Базовый процесс - это последовательность взаимозависимых и связанных процедур, которые на каждом этапе потребляют один или несколько ресурсов (рабочее время, энергия, машины, деньги) для преобразования входных данных в продукты. Эти результаты служат исходными данными для следующего этапа, пока не будет достигнута известная цель или конечный результат..

- Процедура - это последовательность действий или фиксированный курс действий, определяемый шагами (содержащими четко определенные начальные и конечные точки), которые необходимо выполнить в том же порядке, чтобы правильно указать задачу.

Определите центральные процессы

Все центральные процессы, которые имеет компания, должны быть рассмотрены. Он начинается с определения того, какие процессы будут очерчены и отображены в руководстве по процедурам, создавая сводку всех процедур, которые должны быть включены..

Хотя не исключено, что каждый процесс не размещен, важно установить наиболее фундаментальные и важные из них. Например, ресторан может определить центральные процессы приготовления того или иного блюда, но не менее важен процесс очистки ресторана..

Список основных процессов, которые необходимо охватить, должен быть создан таким образом, чтобы каждый из них мог быть интегрирован в руководство по процедурам после его отображения. Схема будет служить руководством для обеспечения того, чтобы вы не оставили ни одной из задач при начале написания руководства..

Написать введение

Включите краткое описание того, что включено в руководство, которое адресовано непосредственно людям, которые будут использовать руководство, что читатели могут ожидать при использовании руководства и лучший способ использования руководства (т. Е. «Прочитайте его от начала до конца»). конец "или" использовать его как ссылку для поиска процедур по мере необходимости ").

Установите блок-схему каждого процесса

Каждый процесс определяется шагами или задачами, необходимыми для его завершения. Если шаг пропущен, это может означать потерю или задержку заказа или наличие дефектного конечного продукта. Установить блок-схему, чтобы определить рабочий процесс.

Чтобы завершить руководство, вы должны начинать с одного процесса за раз: начинать с первого процесса схемы. Описаны шаги, необходимые для завершения процесса, затем возвращаются подробности и записываются подробности для каждого шага..

Вы должны убедиться, что каждый шаг ясен и лаконичен. Каждый шаг должен предоставить достаточно информации, чтобы каждый мог следовать инструкциям.

Например, предположим, что процедура для процесса продажи создается по требованию в Интернете. Сначала делается блок-схема того, как с потенциальным клиентом первоначально связывались после того, как он запросил информацию: по телефону, электронной почте или текстовому сообщению..

Если с потенциальным клиентом не удалось связаться вначале, рассчитывается, сколько раз отдел продаж работает с конкретными сценариями для каждого контакта..

Когда с клиентом связываются, назначается другой сценарий, а также набор последующих действий, в зависимости от того, купил клиент продукт или решил подождать.

Дайте процедуру кому-то еще, чтобы прочитать ее

Важно, чтобы коллега или кто-то из ваших знакомых прочитал его и следовал инструкциям по мере их написания. Этот человек может предоставить ценные комментарии, если есть шаги, которые вы не смогли выполнить или не поняли.

Процедура отлажена на основе комментариев. Возможно, вам придется переписать, отредактировать или добавить что-то в инструкции.

Создать контрольные списки и формы

Для любого процесса членам команды легче следовать форме или контрольному списку. Вот почему подробный шаблон должен быть разработан на основе сопоставленного процесса.

Если вам нужно собрать конкретную информацию при входе клиента, вы должны убедиться, что шаблон содержит всю необходимую информацию, представленную в сжатой форме..

Не следует предполагать, что члены команды помнят все, что указывает процедура, особенно когда клиент сидит перед ними. Контрольные списки и формы должны быть интегрированы в виде приложения к блок-схеме и шагам процесса..

Интегрировать его в руководство по процедурам

После назначения потоковой диаграммы каждому процессу и создания всех шаблонов вспомогательных документов они интегрируются в полное руководство по процедурам. Пособие организовано по отделам.

Например, в руководстве по процедурам могут быть разделы «Продажи», «Операции» и «Распространение». Каждый раздел делится на центральные процессы этого отдела, как правило, в порядке, в котором каждый центральный процесс выполняется в общей доставке продуктов.

В разделе «Распространение» у вас может быть несколько основных процессов, таких как «Получить заказ», «Упаковка для доставки», «Доставка» и «Сопровождение».

Руководство по процедурам организовано с оглавлением, и каждая процедура четко указана жирным заголовком заголовка..

Он включает в себя обложку с названием руководства, оглавление, введение и процедуры в порядке оглавления.

Можно было бы даже разместить вкладки, чтобы члены команды могли легко просматривать руководство, чтобы помочь им найти соответствующие процедуры в своих отделах..

Наконец копии сделаны и распространены. Необходимо поощрять постоянную обратную связь и обновлять руководство при необходимости. В указанном месте каждого функционального места должно быть доступно руководство с использованием политик и процедур..

примеров

-Руководство по приготовлению гамбургеров по-особенному.

-Руководство о том, как действовать в случае пожара, землетрясения или стихийного бедствия.

-Руководство о том, как действовать в ответ на жалобы клиентов или агрессивных клиентов.

-Руководство по проведению процесса подбора персонала.

-Руководство, чтобы знать, как работать в ресторане.

ссылки

1. Кимберли Леонард (2017). Как мне написать в Руководство по стандартным операционным процедурам? Малый бизнес - хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Крис Андерсон (2017). Что такое руководство по политике и процедурам? Bizmanualz. Взято из: bizmanualz.com.
3. Бизфлюент (2017). Определение руководства по процедурам. Взято из: bizfluent.com.
4. Крис Андерсон (2017). Какова цель руководства по процедуре? Bizmanualz. Взято из: bizmanualz.com.
5. Лаборатория шаблонов (2018). 37 Шаблоны наилучшей стандартной операционной процедуры (SOP). Взято из: templatelab.com.
6. Грег Марселло (2017). 8-ШАГНОЕ РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ СТАНДАРТНОГО РУКОВОДСТВА ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ. LERN. Взято с: blog.lern.org.